О программе ОптимаСофт:Менеджер процессов

Описание программы

Когда начинаются разговоры о бизнес-процессах.

Обычно (в подавляющем большинстве случаев), разговор о бизнес-процессах внутри организации поднимается тогда, когда становится очевидно, что при росте организации теряется управляемость. Потеря управляемости может выражаться в разных видах:
* низкая скорость принятия решений
* большое количество времени донесения решений до выполняющего персонала
* отсутствие обратной связи топ-менеджмента с исполнителями
* снижение прибыли
* увеличение издержек
* раздувание штата
и прочее, прочее, прочее...

1_prikkartinka_b4335425-f8e1-4b03-86bc-3984c2ab5fe8.png
Многие компании на определенном этапе своего развития сталкивались с такими внутренними задачами, от успешного решения которых зависело будущее самой компании. Конечно, когда компания небольшая, формализация бизнес-процессов скорее вредит, чем помогает. В условиях, когда один сотрудник выполняет различные функции, сковывание его действий регламентами крайне нежелательно, т.к. у мотивированного сотрудник есть цель и он будет принимать решение по ситуации для достижения положительного результата. Совсем другое дело когда компания растет, набирает обороты. В ситуациях, когда в рамках одного бизнес-процесса начинают последовательно принимать участие несколько исполнителей, а в дальнейшем и несколько отделов, необходимо описать как саму последовательность выполнения, так и передаваемые между исполнителями данные.

2_prikkartinka_f84af1b2-5444-468f-8187-db1013a6941f.png
В современном бизнесе все меняется очень динамично. Трудно один раз настроить работу внутри организации и долгое время не возвращаться к этому вопросу. А если это процессы, приносящие основную прибыль организации, то адаптация процессов к окружающей среде является делом выживания организации. В связи с этим в настоящее время развиваются концепции организаций, содержащих специальные внутренние механизмы, позволяющие изменяться в соответствии с требованиями внешнего окружения.Важность бизнес-моделирования для организации определяется не только необходимостью выживания но и тем, что ресурс развития только средствами ИТ в значительной степени сократился.Все чаще звучат высказывания, что нельзя автоматизировать хаос, что автоматизация хаоса – это еще больший хаос, что нельзя рассматривать современные ИТ как панацею от всех бизнес-проблем. Основной рост повышения эффективности и конкурентоспособности предприятия может быть связан с оптимизацией бизнес-архитектуры, последовательной разработкой и реализацией процессной модели управления.

3_prikkartinka_f7810bb1-435b-4ea3-b613-43b706271aa8.png

Для эффективной работы предприятий необходимо рассмотреть возможность применения лучших современных методов управления. Следует обратить внимание на процессы, происходящие в организации, так как они проходят через все подразделения, задействуют все службы, ориентированы на конечный результат. Каждый процесс при этом имеет свою цель, которая является критерием его эффективности. Цели всех процессов являются целями нижнего уровня, через реализацию которых достигаются цели верхнего уровня – цели предприятия. Управляя процессами и постоянно совершенствуя их, предприятие добивается высокой эффективности своей деятельности. Способ управления, рассматривающий предприятие не как совокупность отделов, а как совокупность бизнес-процессов, получил название процессного подхода. Основные преимущества процессного подхода перед функциональным – в направленности на конечный результат, что позволяет:
  • мотивировать всех сотрудников на результат процессов (продукт, услугу). При процессном подходе потребитель результатов деятельности подразделений – клиент (объективная оценка результата), а не руководитель (субъективная оценка);
  • быстрее реагировать на изменения внешней и внутренней среды, т.к. функции организационных единиц, не видя связи между ними, перестраивать гораздо сложнее;
  • сокращать время выполнения процесса при повышении качества выполняемых работ за счет исключения операций передачи информации по иерархии управления;
  • эффективнее сокращать затраты, т.к. работа с процессами позволяет избегать дублирования работ, а соответственно и роста затрат.

4_prikkartinka_b9417406-790a-45c5-a253-6b0380987ba4.png

Процессный подход открывает возможности для использования сбалансированной системы показателей, системы менеджмента качества, системы мотивирования персонала, системы управления предприятием.

Какие задачи помогает выполнять.

Автоматизация работы бизнес-аналитиков при составлении и анализе комплексной модели организации.
Составление модели - сложный и кропотливый труд. Тем более, если эту модель составляют с целью ее анализа. Т.е. для практического применения. Анализировать набор диаграмм, созданный в программах типа Visio можно, но это малоэффективно. Программы для компьютерного моделирования (case-средства) используются для создания согласованной модели бизнес-процессов организации. В согласованной модели можно автоматически отслеживать связи между выполняемыми работами, участниками процесса и используемыми объектами (например, для построения матрицы ответственности или проследить все использование интересующего объекта).

5_prikkartinka_0d1f58b3-9642-41ba-8905-915f9dbf575a.png

Проектирование оргструктуры и штатного расписания.
Проектировать оргструктуру необходимо для указания исполнителей и ответственных при выполнении бизнес-процесса. Система позволяет проектировать оргструктуру в иерархическом виде. Диаграмма оргструктуры может быть создана на любом уровне с указанием как прямого, так и функционального подчинения. Элементы оргструктуры можно привязывать к задачам бизнес-процессов простым перетаскиванием. Также по оргструктуре можно автоматически формировать отчеты "Матрица ответственности" и прочие.

6_prikkartinka_65211fff-dfc6-425b-a2ec-ed5e4028faa2.png

Уменьшение трудоемкости при настройке, запуске и контроле выполняемых бизнес-процессов.
В программе встроен собственный BPMS движок для быстрой настройки и запуска смоделированной диаграммы на выполнение. Для выполнения мы рекомендуем использовать нотацию BPMN как наиболее полно подходящую для этих целей. Однако, если вы хотите использовать иные нотации (EPC), то система даст вам эту возможность в полной мере, т.к. нет привязок к конкретной нотации. Также система позволяет для формы задачи использовать формы внешних обработок.

7_prikkartinka_cc1f15d9-8070-4c68-bbfa-01cd31d2ab34.png

Контроль выполнения стратегии развития организации.
Основной формой описания стратегии развития организации может являться стратегическая карта. Использование стратегических карт совместно с целями и показателями является удобным средством донесения до каждого сотрудника такой важной информации, которая позволит организации развиваться и добиваться успеха. Система ОптимаСофт:Менеджер процессов позволяет разработать дерево целей компании, описать эти цели в показателях, донести до каждого сотрудника и предоставить руководству данные по достижению описанных целей.

8_prikkartinka_7b92c53b-9d62-4ddc-8f69-96b2524313d3.png

Для кого предназначена программа.

Программа предназначена для организаций, которые работают или только начинают работать с бизнес-процессами, ключевыми показателями эффективности, стратегическими картами или иными элементами процессного управления.
Это могут быть:
*) Организации, оказывающие услуги в области моделирования и оптимизации бизнес-процессов, оргструктур, KPI.
*) Организации, самостоятельно внедряющие у себя элементы процессного управления.
Размер организации для работы с программой может быть любой. От одного человека, который оказывает услуги в области бизнес-консультирования, до крупной корпорации.Пользователями программы могут быть как рядовые сотрудники, так и топ-менеджмент организации. Все зависит от уровня интеграции программы в организацию и используемого функционала программы.
Рассмотрим один из примеров использования при решении организации внедрить процессный подход.

1) Бизнес-аналитики.
На этапе построения моделей бизнес процессов организации "как есть" и "как надо".
В программе можно создавать модель организации, которая будет включать в себя:
1.1. Оргструктуры.
1.2. Декомпозируемую диаграмму IDEF0 верхнего уровня.
1.3. Детализирующие диаграммы eEPC, BPMN, блок-схемы.
1.4. Описание используемых объектов деятельности.
1.5. Описание стратегических карт, целей и показателей.
Если в программе будут выполняться бизнес-процессы, то можно анализировать узкие места их выполнения.

2) Программисты.
После описания процессов организации, описанные процессы можно выполнять. Пользователям будут ставится задачи, анализироваться результат выполнения задач и по результатам выполнения программа сама будет определять, кому следующему ставить задачу (условия в бизнес-процессах).

3) Пользователи.
Простые пользователи (бухгалтеры, менеджеры и пр.) могут в программе отмечать выполнения своих задач, которые система им поставила. Если ведется учет показателей, то пользователи могут вносить данные своих показателей для их анализа топ-менеджментом.

4) Руководство организации.
Руководство организации может в программе:
видеть достижения целей по данным показателей на табло отчетов стратегической карты,
видеть текущие выполняющиеся бизнес-процессы.

Эффект от использования.

Самыми первыми вопросами у руководителей организации, являются уточнение ожидаемых плюсов от результатов проведения консалтинговых работ по моделированию. Для того, что бы описать возможные результаты от оптимизации процессов, необходимо провести, как минимум, предварительное обследование, т.к. процессы каждой организации уникальны.
При начале работ над бизнес-процессами организации сначала необходимо зафиксировать состояние "как есть". На этом этапе должны описываться все процессы именно так, как они работают. Это даст необходимую базу, от которой можно отталкиваться. При дальнейшем анализе описанных процессов необходимо выявить основные и вспомогательные процессы, взаимодействие между ними, что бы при составлении модели процессов "как надо" не были потеряны основные конкурентные преимущества организации.
При моделировании и обсуждении модели процессов "как надо", можно попробовать описать те плюсы, которые получит организация от реинжиниринга ее процессов. Зачастую стандартные ответы на эти вопросы связаны с упором на оптимизацию бизнес-процессов организации и, соответственно, перечислением «базового набора» параметров оптимизации:
* дублирование функций;
* узкие места;
* затратные центры;
* качество выполнения отдельных операций;
* избыточные операции;
* возможности автоматизации;
* возможности внедрения систем управления качеством;
* возможности сертификации по ISO 900х

Достаточно важными результатами использования программы являются следующие результаты:
* извлечение и формализация "тайных" знаний опытных сотрудников, уход которых унесет эти знания с собой.
* снижение зависимости от персональных качеств определенных ключевых сотрудников.
* увеличение скорости вхождения новых сотрудников в должность.
* увеличение капитализации предприятия.
* после моделирования и утверждения бизнес-процесса, его можно в этом же виде расписать по исполнителям и запустить на выполнение.

Преимущества программы.

  • В программе нет использования стороннее ПО типа Visio. Вся работа с графикой выполняется внутренним графическим движком.
  • Весь обмен с графическим движком выполняется в формате XML.
  • Программа написана на современной и самой распространенной платформе 1С версии 8.
  • При использовании программ на 1С:
    • Сокращается время на обучение пользователей.
    • Сокращается потребность в доп. затратах на привлечение сторонних программистов, т.к. часть задач можно решать силами собственных ИТ отделов.
    • Увеличивается степень интеграции ОптимаСофт:Менеджер процессов в существующую КИС на 1С на предприятии.
  • В программе мощный механизм расширения графических нотаций.
    • Все возможности от редактирования существующей нотации до создания новой.
    • Неограниченные возможности по расширению EPC.
  • В стандартную поставку входят нотации IDEF0, EPC, Блок-схемы, Use case, BPMN, Стратегические карты, Оргструктуры.
  • В стандартную поставку входят отчеты "Регламент IDEF0", "Регламент EPC", "Матрица ответственности", "Использование объектов" и прочие.
  • Изменение макетов отчетов доступно даже в режиме пользователя.
  • Открытый код платформы 1С позволяет как добавлять новые объекты системы, так и изменять поведение всей системы.
  • Неограниченные возможности по написанию собственных отчетов.
  • Программу можно объединить с большинством конфигураций 1C и получить единую корпоративную систему.
  • После объединения при создании модели можно использовать объекты управленческой базы (справочники, документы).
  • Информативность отчетов расширена за счет возможности прямо из отчетов открывать или подсвечивать данные на диаграмме.
  • При выполнении бизнес-процесса, для формы задачи можно указать форму самостоятельно созданной внешней обработки.
  • Поддержка толстого и тонкого клиентов (управляемые формы) для работы через интернет.
  • Данные внутри программы хранятся в открытом виде в формате XML, что гарантирует доступ к ним в случае необходимости.
  • Возможность интеграции с любыми системами через COM соединение.
  • При работе через интернет нет необходимости в дополнительной синхронизации. Все данные читаются и пишутся централизовано.

Системные требования для работы программы.

  • Программа является самостоятельно распространяемым файлом конфигурации для платформы 1С версии 8.х.
  • Для работы программы требуется установленная и активированная коммерческая версия платформы 1С версии 8.х.
  • Для лицензирования программы используются собственные ключи. Ключи от 1С действуют только для платформы.
  • В комплект поставки входят внешние библиотеки (dll).
  • Требования к аппаратной части соответствуют требованиям платформы 1С версии 8.х.
  • Программа может работать как в файловом режиме работы так и в клиент-серверном.
  • Программа адаптирована для работы на обычных форм толстого клиента и управляемых формах тонкого клиента

Условия распространения и лицензирования.

  • Программа распространяется на условиях Shareware. Это значит, что программу можно бесплатно использовать в информационных базах, число пользователей функционала ОптимаСофт:Менеджер процессов которых до 3 включительно. Независимо от общего числа пользователей внутри одной ИБ, считаются только пользователи, которые пользуются только функционалом ОптимаСофт:Менеджер процессов (включая пользователей с административными правами).
  • В программе есть закрытый код 1С. Закрытый код составляет примерно 10% от общего кода конфигурации.
  • Основной поставкой программы ОптимаСофт:Менеджер процессов является серверная лицензия. Локальная лицензия является дополнением к основной поставке и может быть приобретена только после приобретения основной поставки.
Для ознакомления с возможностями веб-портала можно посмотреть опубликованную демо-базу "Веб-портал".
Пользователь может самостоятельно подключить дополнительный функционал "Дополнительные обработки".


1 комментарий свернуть все
 
написать комментарий
*Имя *e-mail
*разрешена загрузка файлов типа:
**максимальный размер загружаемого файла: 150 kb.


прикрепить файл
 
Защита от автоматического заполнения
CAPTCHA
обновить изображение
Введите слово с картинки*: